Analisi e Consulenza per la gestione delle Risorse Umane.
Dopo alcuni anni di consulenza nella implementazione e e impostazione di gestionali di diverse tipologie ho maturato l’idea che debba essere anche lo strumento ad adattarsi alle persone e non il contrario. Purtroppo la ricerca di un gestionale parte dall’esigenza e, a ritroso, identifica e sceglie la soluzione. Per capire il concetto partiamo con un esempio della vita quotidiana. Siamo tutti consumatori. Quando entriamo al supermercato solo per comprare dei pomodori andiamo direttamente al Reparto Ortofrutta. Tendenzialmente non scorriamo tutti i reparti che, in partenza, sappiamo non contengono prodotti per noi interessanti. Siete arrivati a queste pagine perchè, cercando un prodotto specifico (badge, un terminale di presenze o accessi, o altro), le parole chiave che usiamo per promuovere la nostra attività vi hanno portato qui. Su questo sito, però, non potete fare acquisti pagando con carta di credito o trovare il prodotto ad un costo irrisorio, in competizione con altri siti, perchè non diamo risposte ad acquisti d’impulso. Noi cerchiamo di capire la vostra esigenza reale (analisi) e di darvi la soluzione giusta (consulenza), mettendo a disposizione le nostre competenze.
PERCHE? Perchè parliamo di organizzazione delle Risorse Umane.
Che si parli di controllare chi accede ad uno stabilimento o ad un impianto sportivo non è solo una questione organizzativa o di business, è anche e soprattutto una questione di sicurezza: chi è presente in azienda la momento di un allarme? Quali sono gli addetti al pronto soccorso o agli incendi, presenti in quel momento? Stesso discorso quando dobbiamo Rilevare le Presenze dei Dipendenti che sono Lavoratori Interni o dei Lavoratori delle Aziende appaltatrici o di eventuali visitatori. Quindi dobbiamo parlare di prodotti, strumenti elettronici e Software, ma solo dopo che abbiamo individuato la soluzione giusta per voi. Quindi dobbiamo scegliere la soluzione dopo aver capito qual’è l’esigenza che impatta con il miglior risultato sulla gestione delle risorse umane.
Esistono due tipi di approccio per organizzare le risorse Umane. L’approccio può essere di due tipi:
- approccio bottom-up (come per un acquisto in negozio).
- approccio top-down (come per una visita medica)
Nel caso bottom-up si ha in mente quale tipo di prodotto serve e, di conseguenza, si utilizza il web per trovarlo e per avere il prezzo migliore. Qualcuno più esperto cerca anche di approfittare per carpire qualche competenza in più ma la necessità principale resta quella di trovare il prezzo migliore, pensando di avere analizzato tutti gli elementi coinvolti. Va benissimo per il materiale di consumo, più rischioso nel caso si parli di software o sistemi che coinvolgano, ad esempio, la normativa della Privacy, della Sicurezza o le procedure di Qualità, come succede in questo caso. Un Software compreso nel costo del terminale (che, quindi, non ha un costo) tendenzialmente costa poco e ha un valore direttamente proporzionale a quanto speso. Tenderà, nel tempo, a diventare un problema: non si può pensare che l’acquisto di uno strumento comprenda anche le competenze tecniche per utilizzarlo correttamente, per gestire il software secondo le diverse normative.
Nel caso up-down si ha in mente quale tipo di esigenza occorre risolvere e, di conseguenza, occorre scomporla in parti più piccole e cercare un confronto per:
- identificare l’ambito di persone coinvolto (numero dipendenti, suddivisione dell’orario di lavoro, numero esterni, numero delle sedi, il tipo di attività svolta)
- identificare l’impatto Normativo dell’esigenza (Privacy, Sicurezza, Qualità e Quantità delle Informazioni per le Risorse Umane Aziendali, Processi di Qualità Aziendali, Comunicazione da e verso i Professionisti, passaggio dati ai gestionali aziendali, ad Aziende Esterne o Organizzazioni Sindacali)
- identificare le risorse attualmente impegnate e i tempi relativi per trovare una soluzione che diminuisca l’impatto sul lavoro e sui possibili errori.
- identificare la Soluzione che consente di rispettare tutti i requisti precedenti, compreso il Budget delle Risorse Economiche e il Calendario dei tempi di implementazione.
Un esempio.
Riporto il ragionamento ad un caso reale.
Ricevo una telefonata di un imprenditore che mi chiede la migliore offerta per un Timbracartellino: soluzione di primo livello per conteggiare le presenze dei lavoratori dipendenti. E’ una soluzione con un basso costo iniziale, costi ripetuti nel tempo per i materiali di consumo, lavoro manuale per i conteggi concentrato in poco tempo, nessun dato conservato. Facile rispondere con un costo e “litigare” sul prezzo.
Ma come dicevo l’approccio di O.P.E. è quello della consulenza, virtualmente seduti a fianco dell’Imprenditore. Per prima cosa cerchiamo di circoscrivere l’ambito al quale applicare la soluzione richiesta scoprendo che sono coinvolti 140 dipendenti in 3 sedi non collegate in rete con la sede amministrativa. Una Soluzione con Timbracartellino comporta un basso costo in termini di investimento iniziale; per contro un alto costo in termini di materiali di consumo (1 cartellino/mese per dipendente, nastri da sostituire periodicamente); un ulteriore alto costo per la integrazione delle timbrature mancanti e per il conteggio delle ore svolte (da effettuare dal 1° al 10 del mese per 140 dipendenti per 4 timbrature per 20 giorni di lavoro per un totale di 11.200 dati da controllare e utilizzare per i calcoli). A questo aggiungiamo 140 cartellini cartacei/mese da archiviare, 1680 all’anno: un discreto spazio per conservare obbligatoriamente gli ultimi 10 anni.
In alternativa una Soluzione con Sistema Software comporta un più elevato costo in termini di investimento iniziale; per contro non c’è costo in termini di materiali di consumo; un ulteriore basso costo per la integrazione delle timbrature mancanti (posso essere aggiunte giorno per giorno direttamente negli archivi) e riduzione dei tempi per il conteggio delle ore svolte che sarà generato in base alle regole inserite con un risparmio di alcuni gi0rni di lavoro e di errori. In cambio di minor lavoro e maggiore efficacia si ottiene un archivio storico per ciascun dipendente, facilmente consultabile nel tempo.
Se ne deduce la grande importanza la fase di Analisi per valutare correttamente tutte le conseguenze della scelta che si va a fare: anche con pochi dipendenti diventa più conveniente ed efficace una soluzione con il software rispetto a quella con Timbracartellino. Inoltre è un investimento in Software e tecnologia che fruisce degli ammortamenti maggiorati di Industria 4.0.
Sicuramente non vi ha spiazzato ma almeno vi ha incuriosito questa modalità di approccio professionale: possiamo confrontarci sulle vostre esigenze e trovare una Soluzione adatta a Voi ma, prima di decidere, meglio analizzare bene le situazione e scegliere le esigenze da soddisfare tenendo anche conto delle progettualità aziendali.