GESTIONE RISORSE UMANE: INFOPOINT

Con questo modulo complementare del Software di Rilevazione delle Presenze MicronWeb si apre un capitolo nuovo: la comunicazione completa con la risorsa più importante dell’azienda: i collaboratori, cioè le cosiddette Risorse Umane. Considerando quanto sono importanti le risorse umane occorre sottolineare l’accessibilità tecnica ed economica di questo tipo di gestionale, sempre più importante per una corretta gestione.

Partiamo dal Software di Gestione delle Presenze come contenitore di dati sui quali basare l’analisi e l’organizzazione delle Risorse vere e proprie. Sulla falsariga di qualsiasi “filosofia gestionale” o sulla base di qualsiasi normale logica di gestione il primo punto presuppone di sapere com’è strutturata attualmente la situazione per poter decidere o scegliere di apportare delle modifiche organizzative per renderla più efficace in base a quantità e qualità delle risorse stesse.  Ma cosa si intende per Gestione delle Risorse Umane? Prima di spiegarvi cosa intendiamo per chiarimenti potete consultare Wikipedia.

Abbiamo deciso cosa intendiamo ottenere? Potremmo decidere una semplice riduzione dei tempi di sportello per rispondere alle richieste dei dipendenti (ferie residue richiesta fruizione ferie, permessi, Banca dati, ecc) o una maggiore collaborazione tra i vari dipendenti per ottenere il risultato di una riduzione dei tempi di gestione e una migliore e più immediata ed efficace comunicazione. Siamo in un periodo in cui le informazioni e la loro comunicazione sono determinanti, da un lato, per ottenere ciò che si chiede ai collaboratori, dall’altro per poter prendere le decisioni più rapide, efficaci ed efficienti.  Quindi nella gestione del rapporto con i propri collaboratori riveste importanza strategica una comunicazione chiara, rapida e precisa nelle due direzioni (da e verso i collaboratori).

Dopo questa premessa entriamo nel merito mettendo in evidenza gli attori e le regole che sono coinvolti.

La semplice Gestione delle Presenze comporta l’applicazione di una serie di regole definite dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro o dalle singole declinazioni dei contratti regionali o aziendali. Se tutto funziona senza intoppi (mancate marcature, richieste di saldi Ferie, Festività, Permessi, ecc.) la maggior parte del lavoro dell’Ufficio Personale è pronto.

Sappiamo che non va così: potenzialmente  ogni giorno ciascun dipendente potrebbe impegnare l’Ufficio Personale con richieste legate alla presenza delle timbrature o ai saldi di Ferie, Festività, Permessi per decidere come fruirne in “competizione” con le regole contrattuali e le esigenze aziendali. A questo aggiungiamo il fatto che, per esigenze produttive e di organizzazione, viene chiesto ai dipendenti di programmare le ferie per consentire all’azienda di garantire la produzione e i servizi senza interruzioni. In assenza di uno Strumento Software specifico il singolo dipendente dovrebbe rivolgersi al suo responsabile o compilare e consegnare un modulo di richiesta. Questa generazione di documenti dovrebbe poi produrre una comunicazione conseguente al dipendente e una all’ufficio personale. Questo tipo di attività fatta con i classici foglietti o tramite mail, senza controlli, apre il rischio che si smarrisca qualcosa o che si perdano tempo e la visione generale delle richieste autorizzate rispetto alla quantità di risorse necessarie ai servizi di Produzione. La Gestione delle Risorse Umane richiede un maggior passaggio di informazioni tra aziende e dipendenti e viceversa. Quindi? Ci vuole uno strumento informatico specifico di Gestione delle Risorse Umane a supporto della funzione aziendale.

Software di Comunicazione Azienda/dipendenti e viceversa

INFOPOINT Web

Quanto tempo e quante risorse vengono dedicate ai rapporti con il personale, per i calendari ferie, e per tutte le informazioni con i collaboratori? Sicuramente molto teempo sottratto alla produzione. Come fare per ottimizzare quessta gestione? Questo Software, che verrà installato su Web Server o su Virtual Server, è accessibile da qualsiasi device connesso all’Intranet aziendale e usa i dati dell’archivio del Software Presenze. In parole povere basta uno Smartphone o qualsiasi strumento che si colleghi ad Internet per poter entrare in questa gestione, ciascuno per il proprio ruolo.

Accesso: i dipendenti, mediante l’utilizzo di password personale, possono visualizzare sul loro Smartphone, Personal Computer  o tablet le informazioni a loro disposizione, pre-definite dall’Ufficio del Personale.

Caratteristiche generali:

– visualizzazione e stampa del cartellino;

– visualizzazione totalizzatori anagrafici (ferie, banca ore, permessi);

– inserimento giustificazioni esterne;

– stampa delle timbrature e dei totalizzatori

Funzionalità :

• Inserimento, da parte del dipendente, delle giustificazioni (sanatoria delle anomalie), assenze, malattie, pregiustificativi ferie e permessi, previa configurazione e quindi autorizzazione da parte dell’Ufficio del Personale.
• Il sistema permette di gestire il work flow aziendale di giustificazione (flusso dei dati) consentendo al personale di proporre giustificativi, ai responsabili di controllarli ed eventualmente validarli o motivarne il respingimento, ed all’Ufficio del Personale di supervisionare tutta l’attività. In questo modo la comunicazione è immediata e le modifiche autorizzate vengono direttamente registrate direttamente in archivio, senza perdere cominicazioni e in modo efficace sia per le persone coinvolte sia per la Gestione delle Presenze.

• Il tutto è integrato dall’utilizzo di un generatore di e-mail che consente di inviare messaggi ai singoli dipendenti relativamente alle anomalie aperte ed ai responsabili relativamente alle richieste di giustificativo in attesa di conferma.

In parole povere: il dipendente che non ha marcato l’entrata o l’uscita ha la possibilità, tramite l’accesso a Infopoint Web, di generare una richiesta di giustificazione motivata. Il Sistema provvede ad inoltrarla al suo responsabile che provvederà a rispondere generando una mail per il dipendente e, se accettata, una pregiustificazione sul sistema presenze. Il tutto tenendo traccia di tutte le comunicazioni intercorse, nel rispetto del Contratto di Lavoro.

Maggior importanza assume la gestione delle richieste di Ferie, permessi contrattuali o per visita medica perchè in questo modo la richiesta del singolo dipendente può essere valutata previa verifica della situazione già autorizzata o da autorizzare, evitando mancate coperture in produzione o nei servizi erogati. Diventa evidente l’impatto in termini di riduzione del tempo di gestione e della corretta organizzazione nella gerarchia delle autorizzazioni perchè lo strumento di richiesta, la e-mail, è anche lo strumento di gestione.

Moduli opzionali INFOPOINT Web

 Timbratura Virtuale

Consente di effettuare una timbratura con eventuale causalizzazione (uscita per permessi, trasferta, visita medica, ecc) esattamente come se fosse effettuata da un terminale di raccolta dati Presenze. Molto indicato per gestire correttamente le timbrature dei trrrasferisti che useranno il loro Smartphone come terminale presenze, con la possibilità di geolocalizzare la timbratura.

Gestione Missioni

Conteggia le ore lavorate e le ore viaggio effettuate dal personale per attività svolte fuori sede, permettendo ai trasfertisti di inserire via web intervalli temporali, suddividendo le ore lavorate da quelle di viaggio.

Gestione Straordinari

Consente al Responsabile incaricato di Autorizzare o Negare l’autorizzazione ad eventuali straordinari effettuati dai dipendenti del proprio gruppo.

Gestione Commesse

Consente di gestire le seguenti attività:

▪ Distribuzione ore presenze per Centro di Costo / Commessa / Attività

▪ Visualizzazione ore per dipendente e per commessa

Assenziario

Consente di poter disporre di una visualizzazione grafica sulla situazione mensile delle assenze delle varie equipe. Comprende sia le assenze già consolidate dall’ufficio personale, sia le assenze in attesa di autorizzazione, in modo da consentire una valutazione dell’impatto delle richieste sulle risorse potenzialmente disponibili e, di conseguenza, autorizzare o negare richieste di ferie, permessi, ecc.

Pianificazione Trasferte e Nota Spese

E’ costituito da due fasi: Pianificazione e Consuntivo

Pianificazione

Il modulo Pianificazione Trasferta consente al dipendente abilitato o al suo responsabile di effettuare:

▪ richiesta di un periodo di trasferta al fine di giustificare l’assenza dalla sede di lavoro abituale;

▪ l’inserimento delle informazioni necessarie per pianificare la trasferta;

▪ la richiesta di acconto spese;

A fronte della richiesta viene generata automaticamente una mail al diretto Responsabile con allegato un file di Excel contenete il riepilogo dei dati compilati per consentire al Responsabile la pianificazione stessa. Il Responsabile può accedere alla maschera di autorizzazione anche direttamente dalla mail. L’autorizzazione o negazione della pianificazione trasferta genera una mail di risposta al richiedente. In caso di autorizzazione, la mail di risposta viene inviata anche ad un indirizzo mail aggiuntivo in copia conoscenza, ad esempio all’Ufficio Amministrazione del personale che a fronte del file Excel ricevuto, autorizzato e sottoscritto dal responsabile, evaderà la richiesta di acconto all’interessato.

Consuntivo

A trasferta effettuata, il dipendente inserisce l’effettivo costo di trasferta sostenuto (consuntivo).

A fronte dell’inserimento dei costi a consuntivo, il modulo genera una mail al diretto Responsabile, con allegato il file di Excel contenete il riepilogo dei dati di trasferta:

• Periodo, Missione (Cliente o Attività), Località e dettaglio spese, affinché il responsabile autorizzi il consuntivo di spesa.

Il responsabile può accedere alla maschera di autorizzazione anche direttamente dalla mail. L’autorizzazione o negazione della consuntivazione spese, genera una mail di risposta al richiedente. In caso di autorizzazione, la mail di risposta viene inviata anche ad un indirizzo mail aggiuntivo in copia conoscenza, ad esempio all’Ufficio Amministrazione, che a fronte del file Excel ricevuto, autorizzato e sottoscritto dal responsabile, evaderà la richiesta di rimborso all’interessato.

Rimborso Spese

Il modulo consente al dipendente abilitato di richiedere il rimborso delle spese sostenute nei vari interventi / trasferte effettuate per missioni fuori azienda in un determinato periodo. E’ possibile dettagliare interventi giornalieri o singoli periodi di trasferta avvenuti in missioni / interventi / trasferte fuori sede.

Il modulo a fronte della richiesta di rimborso completa di tutti i dati di missione, genera una mail al diretto Responsabile con un file di Excel di riepilogo, affinché il responsabile autorizzi il rimborso relativo. Il responsabile può accedere alla maschera di autorizzazione anche direttamente dalla mail. L’autorizzazione o negazione del rimborso genera una mail di risposta al richiedente. In caso di autorizzazione, la mail di risposta viene inviata anche ad un indirizzo mail aggiuntivo in copia conoscenza, ad esempio all’Ufficio Amministrazione che a fronte del file Excel ricevuto, autorizzato e sottoscritto dal responsabile, evaderà la richiesta di rimborso all’interessato.

Pianificazione Turni

Il modulo consente ai responsabili sia di gestire le variazioni/pianificazioni degli orari di lavoro dei dipendenti, sia di ottenere un riepilogo delle variazioni apportate o delle pianificazioni effettuate. La maschera di inserimento turni permette la gestione della settimana di interesse evidenziando l’elenco dei dipendenti e, per ogni singolo giorno, offre la possibilità di selezionare l’orario di lavoro da applicare. Tale orario sarà utilizzato per il conteggio della giornata.

È possibile copiare una pianificazione creata selezionando il dipendente di destinazione ed il periodo di variazione. La stampa, sia in formato pdf che in Excel, completa le funzionalità del modulo, permettendo la visualizzazione delle variazioni e/o pianificazioni apportate.

Allineamento Active Directory

Il modulo consente la gestione Password mediante allineamento anagrafica ad Active Directory mediante l’accesso in modalità Single Sign On e sincronizza l’anagrafica da Active Directory di Windows. Semplifica la gestione delle Login di accesso, effettua l’allineamento con l’account di posta e con eventuali altri dati contenuti in Active Directory.

Pianificazione Assenze Simulate

Questo modulo consente ai Responsabili di programmare le assenze (ferie, permessi,…) per un periodo, ad esempio tutto l’anno, al fine di creare un calendario simulato per il controllo dei periodi di copertura lavorativa, senza inserire le causali di giustificazione sui cartellini presenza dei dipendenti.

L’inserimento delle pianificazioni avviene mediante una semplice maschera contenente l’elenco dei dipendenti appartenenti al proprio gruppo, e la causale appositamente creata da utilizzare per gestire l’inserimento del periodo desiderato.

La pianificazione può essere effettuata da tutti gli Utenti Infopoint a cui verrà attivata la funzione “Pianificazione assenze”. Il responsabile può visualizzare la programmazione effettuata mediante l’utilizzo del modulo Assenziario abbinato, che riporterà una bordatura della casella sui giorni interessati dalla pianificazione. E’ possibile inoltre generare un report contenente i residui di ferie effettivi, il numero giorni pianificati ed il residuo al netto del periodo pianificato.